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Willkommen auf dem Familienportal von Sodexo Luxemburg

für die Schulspeisung in der Europäischen Schule Kirchberg

Informationsmitteilung hinsichtlich der Verarbeitung personenbezogener Daten, die Sie uns bei der Anmeldung Ihres Kindes/Ihrer Kinder für die Schulkantine der Europäischen Schule in Luxemburg-Kirchberg mitteilen

1.    Thematik

 In der vorliegenden Informationsmitteilung (im Folgenden „Mitteilung“ genannt)möchten wir Sie in Ihrer Eigenschaft als Kunde/Kundin von SODEXO LUXEMBOURG S.A. über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch SODEXO LUXEMBOURG S.A. informieren, die im Rahmen der Verwaltung der Kundenbeziehung stattfindet, um die Bestellungen und Rechnungen für die Schulmahlzeiten der Europäischen Schule verwalten zu können (im Folgenden „Verarbeitung“ genannt).


2.    Geltungsbereich

Die Gesellschaft SODEXO LUXEMBOURG S.A. (im Folgenden „SODEXO“ genannt) möchte Ihre Privatsphäre schützen.


3.    Kategorien der Verarbeitung personenbezogener 

SODEXO erfasst die folgenden Kategorien personenbezogener Daten (im Folgenden „personenbezogene Daten“ genannt):

-       Informationen hinsichtlich Ihres Personenstands und Ihrer Identität: Ihr Nachname, Vorname, Geschlecht

-       Informationen hinsichtlich Ihres Privatlebens: E-Mail-Adresse, private Postanschrift, Telefonnummer

-       Informationen hinsichtlich Ihres Kindes/Ihrer Kinder und dessen/deren Schulbildung: Nachname, Vorname, Geburtsdatum, Klasse, Matrikelnummer der Europäischen Schule, Art und Beschaffenheit der Mahlzeiten

-       Informationen hinsichtlich der Bestellung und Rechnungsstellung der Mahlzeiten: Art der Mahlzeiten, ausgestellte Rechnungen, bezahlte Rechnungen, offene Rechnungen


4.   
Zweck der Verarbeitung der personenbezogenen Daten

SODEXO verarbeitet die personenbezogenen Daten zu den im Folgenden aufgeführten Zwecken (im Folgenden „Zwecke“ genannt) – diese Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit:

-       Verwaltung der Kundenbeziehung: Verwaltung von Rechnungen, Versenden von Rechnungen, Versenden von Zahlungserinnerungen, Versenden von Zahlungsaufforderungen, außergerichtliches Inkassoverfahren oder gerichtliches Inkassoverfahren.


5.   
Gesetzliche Grundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Im Rahmen der oben aufgeführten Zwecke der Verarbeitung verarbeitet SODEXO Ihre personenbezogenen Daten gemäß den folgenden gesetzlichen Grundlagen:

- das berechtigte Interesse der Verwaltung der Kundenbeziehung;

- die Ausführung der Dienstleistungsvereinbarung mit den Kunden;

- um den gesetzlichen und vorschriftsmäßigen Verpflichtungen von SODEXO nachzukommen. 

 
6.    Kategorien von Empfängern

Innerhalb von SODEXO erhalten nur diejenigen Personen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, die aufgrund ihrer Funktion im Rahmen der oben aufgeführten Verarbeitungszwecke autorisiert sind, hiervon Kenntnis zu erhalten, und/oder insoweit als ein solcher Zugriff aufgrund von Gesetzen oder Vorschriften erforderlich ist. 


7.    Internationale Übertragungen von personenbezogenen Daten

Angesichts der weltweiten Tätigkeit der SODEXO-Gruppe werden Ihre personenbezogenen Daten aufgrund der oben dargelegten Verarbeitungszwecke möglicherweise an autorisierte interne oder externe Empfänger übertragen, die sich unter Umständen in Ländern außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums befinden und daher keinen entsprechenden Schutz personenbezogener Daten bieten. Um die Sicherheit und Vertraulichkeit der auf diese Weise übertragenen personenbezogenen Daten garantieren zu können, wendet SODEXO entsprechende Maßnahmen an, die sich an den Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission oder an einem anderen entsprechenden Mechanismus orientieren.


8.    Sicherheit der Daten

Wir unterhalten entsprechende sicherheitstechnische und organisatorische Maßnahmen, um die personenbezogenen Daten vor Zerstörung, Verlust, Änderung, Verbreitung oder vor nicht autorisiertem Zugriff durch Unbefugte zu schützen, ungeachtet dessen, ob dies auf zufällige oder unlautere Weise geschieht.


9.    Speicherung der Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden nur so lange gespeichert oder archiviert, wie es aufgrund der in dieser Informationsmitteilung beschriebenen Verarbeitungszwecke notwendig ist und/oder gegebenenfalls so lange, wie es die entsprechenden Gesetze und Vorschriften vorsehen, maximal jedoch für eine Dauer von 10 Jahren ab dem 01. September des Jahres der Anmeldung.


10.  Ihre Rechte

Gemäß den geltenden gesetzlichen oder vorschriftsmäßigen Bedingungen verfügen Sie über ein Zugriffs-, Einspruchs-, Löschungs-, Beschränkungs-, Übertragungs- und Reklamationsrecht.

Zugriffsrecht

Sie verfügen über das Recht., auf Ihre personenbezogenen Daten zuzugreifen. Ebenso können Sie die Berichtigung der personenbezogenen Daten, die nicht stimmen, oder die Vervollständigung unvollständiger Daten beantragen.

Ebenso verfügen Sie über das Recht, die Quellen der betroffenen personenbezogenen Daten zu erfahren, und Sie haben das Recht, diejenigen personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, anzufragen und zu erhalten.

Einspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus rechtmäßigen Gründen gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Einspruch zu erheben, außer die Verarbeitung der Daten entspricht den geltenden Gesetzen und diese schreiben die Verarbeitung zwingend vor.

Löschungsrecht

Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu beantragen, wenn:

(i)            die Daten für die Durchführung der Zwecke, für die sie ursprünglich erfasst und verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind;

(ii)           Sie sich entscheiden, Ihre Zustimmung zurückzuziehen (in dem Fall, in dem Ihre Zustimmung als gesetzliche Grundlage für die Verarbeitung erfasst wurde). Dieser Rücktritt hat keine Auswirkungen auf die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor seiner Durchführung;

(iii)          Sie gegen die Verarbeitung Einspruch erheben;

(iv)          Ihre Daten unerlaubterweise verarbeitet wurden;

(v)           Ihre Daten aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung gelöscht werden müssen; oder

(vi)          ihre Löschung erforderlich ist, um die Einhaltung der geltenden Gesetze zu garantieren.

Beschränkungsrecht

Ebenso können Sie eine eingeschränkte Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beantragen, wenn:

(i)            Sie die Korrektheit der Daten anzweifeln;

(ii)           Sodexo diese Daten zum Zweck der Verarbeitung nicht mehr benötigt; und

(iii)          Sie gegen die Verarbeitung der Daten Einspruch eingelegt haben, aber die rechtmäßigen Motive von SODEXO über Ihren Motiven stehen.

Übertragungsrecht

Sie können uns bitten, Ihnen Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten Format auszuhändigen, das allgemein verwendet wird und maschinenlesbar ist, oder Sie können uns ersuchen, die Daten direkt an einen anderen Verantwortlichen für die Verarbeitung zu „übertragen“, unter der Bedingung, dass:

(i)            die Verarbeitung mit Ihrer Zustimmung oder aufgrund eines Vertrags, der mit Ihnen besteht, erfolgt; und

(ii)           die Verarbeitung auf automatisiertem Wege erfolgt.

Recht auf Veranlassung einer Reklamation durch eine Aufsichtsbehörde

Wenn Sie eine Reklamation in Bezug auf den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten bei uns einreichen wollen, können Sie gemäß unseren Allgemeinen Richtlinien zur Verwaltung von Reklamationen/Anfragen das Antragsformular/Reklamation ausfüllen und an uns senden oder uns Ihre Reklamation per E-Mail oder postalisch zukommen lassen. Wenn unsere Antwort für Sie nicht zufriedenstellend ausfällt, können Sie sonstige Beschwerdemittel ergreifen, indem Sie die zuständige Aufsichtsbehörde, die Nationale Kommission für den Datenschutz (CNPD) in Luxemburg, über den folgenden Link kontaktieren: www.cnpd.lu 

 

Dennoch möchten wir Sie bitten, Ihre Anfrage oder Reklamation im Vorfeld per E-Mail zukommen zu lassen, indem Sie sie bei Ihrem Kontakt vor Ort unter der folgenden Adresse einreichen: dataprivacy.oss.lu@sodexo.com. Füllen Sie hierzu bitte das Formular aus, das Sie unter dem folgenden Link finden: Global Data Protection Policy. Wir werden uns bemühen, Ihre Anfrage schnellstmöglich zu bearbeiten und eine außergerichtliche Einigung zu finden.

Zur Ausübung der oben genannten Rechte oder bei allen sonstigen Fragen und/oder hinsichtlich der Aktualisierung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie Ihren Ansprechpartner vor Ort kontaktieren und/oder eine E-Mail an die folgende Adresse senden: dataprivacy.oss.lu@sodexo.com.


11. 
Änderungen dieser Mitteilung

Im Falle von Änderungen der vorliegenden Mitteilung werden wir eine überarbeitete Version der Mitteilung veröffentlichen und/oder jede sonstige erforderliche und den geltenden Gesetzen und Vorschriften entsprechende Maßnahme ergreifen.

 

12.  Global Data Protection Office

SODEXO hat ein spezielles Team innerhalb der Gruppe eingerichtet, das „Global Data Protection Office“, das Sie bei Bedarf und wenn Sie Fragen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten haben, unter der folgenden E-Mail-Adresse kontaktieren können: dpo.group@sodexo.com

Außerdem können Sie sich unter der folgenden Adresse an Ihren Ansprechpartner vor Ort wenden: dataprivacy.oss.lu@sodexo.com.

Schließlich können Sie das Dokument Allgemeine Richtlinien zum Schutz personenbezogener Daten und unsere Richtlinien zum Einsatz von Cookies einsehen.